Exportar mercadorias exige atenção à documentação, pois ela garante a conformidade com as regulamentações vigentes, facilita o desembaraço aduaneiro e assegura a correta execução das operações. Portanto, apresentamos aqui um checklist completo com os principais documentos necessários para uma exportação eficiente e segura. Confira!
Documento inicial que formaliza a intenção de compra pelo importador e detalha informações como descrição do produto, preço, moeda negociada, condições de pagamento e Incoterm adotado.
Portanto, o exportador deverá apresentar ao importador todos as informações de forma correta e completa,
Documento que representa a operação de compra e venda realizada entre o exportador e o importador, e contém todas as informações relacionadas ao produto e à operação, sendo o exportador responsável pela sua emissão.
O signatário deve assinar este documento, identificá-lo corretamente e alinhar as informações com as contidas na Proforma Invoice, assim, garantindo que não faltem:
Além disso, o Packing List, também emitido pelo exportador, detalha a carga que será exportada. Ele é essencial para a inspeção alfandegária e conferência da carga.
Portanto, prepare o packing list com atenção para garantir que os itens listados correspondam às mercadorias no embarque. O documento deve conter:
A DU-E é um documento eletrônico que informa e caracteriza a operação de exportação, gerado no Portal Único Siscomex (Pucomex), o qual substituiu o Registro de Exportação (RE) e a Declaração de Despacho de Exportação (DDE).
Além disso, a DU-E é utilizada para dar início ao processo de despacho e desembaraço aduaneiro de exportação.
O Conhecimento de embarque é emitido pela empresa responsável pelo transporte de mercadorias.
As principais finalidade desse documento são:
De acordo com a modalidade de transporte contratada o tipo de conhecimento de embarque irá variar, considerando no:
O signatário deve assinar e datar este documento, que deve refletir todos os detalhes da carga e as informações do embarcador e do consignatário. Além disso, o documento deve oferecer uma descrição concisa e clara das mercadorias transportadas, incluindo a NCM da mercadoria.
Garante cobertura em caso de danos ou perdas durante o transporte. O exportador ou o importador pode contratar conforme o Incoterm utilizado na negociação de compra e venda.
Este documento representa o contrato firmado entre as partes (contratante e contratada) para o seguro internacional de carga, de forma a especificar o período de sua validade, o valor do prêmio e as coberturas contratadas.
A Nota Fiscal de Exportação é um documento fiscal essencial para registrar a operação de exportação da mercadoria, assim, garantindo o cumprimento das obrigações tributárias.
Além disso, esse documento também é necessário para o transporte interno da carga, pois permite a circulação da mercadoria em território nacional.
Para emiti-la, utilize um sistema de notas fiscais, autenticando o arquivo com um Certificado Digital e transmitindo-o à SEFAZ.
Por fim, preencha todos os campos com atenção, especialmente o código CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações), que precisa ser informado corretamente para identificar e comunicar ao Fisco o tipo de operação realizada.
O contrato de câmbio é o documento formalizando a conversão dos valores da exportação em moeda estrangeira para a moeda nacional. Em seguida, o fechamento de câmbio é feito por meio de instituições financeiras autorizadas a atuar no mercado de câmbio pelo Banco Central do Brasil.
Exigido para a comprovação da origem da mercadoria e também para a concessão de preferências tarifárias previstas em acordos comerciais internacionais. Além disso, a responsabilidade por sua emissão é do exportador e este documento também atesta especificações técnicas, sanitárias e composição.
Obrigatórios para exportação de produtos de origem animal e vegetal. Esse certificado é emitido pelo MAPA (Ministério da Agricultura e Pecuária).
Necessário para produtos sujeitos a regulação técnica, como eletrônicos, brinquedos e equipamentos de segurança.
Entidades certificadoras reconhecidas pelo INMETRO (Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia) ou organismos internacionais emitem o certificado.
Garantir que todos os documentos estejam corretos e completos é fundamental para uma exportação eficiente e sem complicações. Além disso, usar um checklist para a documentação de exportação é essencial para garantir o cumprimento de todas as exigências, evitando problemas que podem comprometer a operação.
Consequentemente, um erro ou a falta de um documento pode resultar em atrasos no embarque e no comprometimento dos prazos do importador no exterior.
Além da conformidade legal, um checklist também contribui para a organização interna da empresa exportadora, permitindo um fluxo de trabalho mais eficiente. Dessa forma, a equipe responsável pela exportação pode acompanhar cada etapa e garantir que nenhuma documentação seja esquecida. Assim, isso, por sua vez, facilita a comunicação com o comprador internacional (importador), despachantes aduaneiros e transportadoras, reduzindo a chance de erros operacionais.
Outro ponto importante é a padronização dos processos. Com um checklist definido, a empresa mantém um controle mais rigoroso sobre a documentação, o que se reflete em um histórico organizado de exportações.
Portanto, seguir um checklist completo e atualizado para documentação de exportação não apenas evita erros e atrasos, mas também melhora a eficiência operacional.
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